A la fecha, existen 111 contratos de exploración y producción y 413 asignaciones que permiten a los operadores desarrollar actividades  de petróleo y gas, y en las que se genera información geológica, geofísica, petrofísica y petroquímica. Todos los datos y muestras de  rocas obtenidas en estas actividades se consideran de interés público y, como tales, pertenecen a la Nación (no a la entidad que los  generó en primer lugar).

Si bien los Lineamientos para el uso y entrega de información al Centro Nacional de Información de Hidrocarburos (Lineamientos)  establecen las obligaciones para el uso y la entrega de dichos datos y muestras físicas, los operadores a menudo tienen dificultades  en su cumplimiento. En este One Pager describimos algunas las dificultades que enfrentan y proponemos soluciones que a la vez  reducen costos y minimizan el riesgo de incumplimiento.

El reto

Los Lineamientos establecen tanto las reglas para el uso (obtener, demostrar y compartir) de la información técnica, como para la entrega al CNIH que las empresas deben seguir para evitar importantes sanciones legales y económicas. Uno de los principales  desafíos es identificar los derechos y obligaciones respecto de la información en función de su procedencia y lo que se pretende  hacer con ella.

Llenar decenas de formularios y hojas de cálculo, utilizar el Sistema de Organización de Información Técnica (SIOIT), cumplir con  especificaciones técnicas, y plazos cortos, son las principales causas de múltiples prevenciones y solicitudes de información adicional  por parte del CNIH, que derivan en un alto costo administrativo para el regulador y para las empresas de exploración y producción.

Metodología propuesta

Cualquiera que obtenga datos o muestras de rocas, directa o indirectamente, debe conocer las obligaciones legales y regulatorias  y la mejor forma de hacerlo es considerando tres líneas de acción:

1) Entrega de información

(a) Mapear todas las actividades a desarrollar y sus obligaciones en  relación con el contenido de los Lineamientos y otras regulaciones, como por ejemplo los permisos de perforación, y las Autorizaciones  de Reconocimiento y Exploración Superficial (ARES). Saber el qué,  cómo, cuándo, dónde y con quién cumplir cada obligación, para  lograr una planificación y cumplimiento óptimos. (b) Recopilar y  preparar los datos y muestras de rocas requiere una comprensión  a profundidad de los formatos y formularios establecidos en los  Lineamientos. (c) Ejecutar un proceso de validación con un «ojo  de funcionario público» con el objetivo de identificar cualquier  brecha en el cumplimiento para evitar solicitudes de aclaración o  requerimientos de información adicional.

2) Uso de la información

(a) Identificar los datos y muestras bajo su custodia, cómo se obtuvieron (directa o indirectamente) y los derechos y obligaciones  relacionadas con cada uno de ellos. (b) Conocer a detalle los procedimientos para el uso de la información (por ejemplo,  compartir, demostrar,  acuerdos  de  confidencialidad,  condiciones  de  seguridad  de  TI,  entre  otros) por  parte del personal de  la empresa (incluido G&G y cumplimiento regulatorio) . (c) Conocer los derechos y obligaciones de la información obtenida a través de ARES.

3) Desarrollo de capacidades

(a) Desarrollar experiencia regulatoria en las áreas involucradas de la empresa (G&G, legal, TI, comercial entre otros) para  minimizar el riesgo de incumplimiento. (b) Practicar auditorías internas y externas para detectar fallas en procesos y capacidades  con un enfoque de mejora continua. (c) A mediano plazo, invertir en el desarrollo de metodologías personalizadas y soluciones de  software que controlen el proceso de principio a fin.

Conclusión

Cualquier usuario de información o poseedor de muestras de rocas debe estar al tanto de los riesgos relacionados con el manejo de  información que es propiedad de la Nación. Aunque las regulaciones parecen complejas y confusas, un enfoque bien estructurado  puede ayudar a minimizar este riesgo. Es importante que todos los operadores y los usuarios de esta información inviertan en  el desarrollo de una buena práctica de cumplimiento al interior de sus empresas para la administración de la información y las  muestras de roca.